Pembukuan merupakan hal mendasar yang terkadang kurang mendapatkan perhatian dari pelaku usaha baru. Padahal pembukuan merupakan sumber informasi utama dalam menilai kinerja dan kesehatan sebuah usaha.
Alasan klasik yang biasa disampaikan adalah keengganan, merasa rumit, dan tidak punya waktu untuk mencatat. Terlebih lagi jika dihadapkan dengan istilah-istilah akuntansi yang sedikit jelimet. Akhirnya mereka lebih memilih untuk tidak menerapkan sistem akuntansi.
Setiap pengusaha tentu menginginkan usahanya untuk terus maju dan berkembang. Untuk bisa seperti itu, kita harus mau mendisiplikan diri untuk mencatat seluruh transaksi bisnis. Dengan begitu, cash-flow menjadi lebih tertata dan akan memudahkan kita dalam mengelola keuangan bisnis.
Saya akui, istilah-istilah akuntansi bisa terlihat membingungkan sekaligus menakutkan. Namun untungnya bagi pelaku usaha baru, kita cukup mengetahui dasar-dasar akuntansi saja. Nanti, seiring dengan perkembangan usaha, pengetahuan kita tentang istilah-istilah akuntansi akan bertambah dengan sendirinya (dengan catatan bahwa kita mau terus belajar).
Nah, dari mana memulainya? Cukup mudah ternyata.
Dari pengalaman saya mengelola Rumah Yogurt, kita bisa memulai sebuah pembukuan sederhana dengan modal Rp. 25,000. Jumlah itu saya gunakan untuk membeli buku kas sederhana beserta alat tulisnya dan sebuah kalkulator kecil. Seluruh perlengkapan pembukuan tadi bisa didapatkan di toko-toko buku terdekat.
Buku kas memiliki lima kolom utama yaitu: Tanggal, Item/Keterangan, Debit, Kredit, dan Saldo.
Kolom-kolom di atas sudah cukup jelas peruntukkannya. Hal yang biasanya membingungkan adalah istilah Debit dan Kredit. Tapi ini bukan masalah besar. Kita bisa menggantinya dengan Pemasukkan dan Pengeluaran. Sedangkan Saldo adalah hasil dari Pemasukkan dikurangi Pengeluaran.
Saya menyarankan untuk mempunyai satu buku kas untuk setiap bulannya (bisa lebih jika diperlukan). Di akhir bulan, saldo terakhir di bulan tersebut digunakan sebagai saldo pembuka di bulan berikutnya.
Contoh, untuk bulan Januari 2011 saldo terakhir tercatat Rp. 1,500,000. Jumlah ini dimasukkan sebagai saldo awal di bulan Februari 2011.
Jika kita menginginkan pembukuan kas yang lebih mutakhir, kita bisa menggunakan spreadsheet. Umumnya orang menggunakan Microsoft Excel. Penggunaan Excel cukup mudah. Selain itu, kita juga bisa memanfaatkan fitur-fitur grafik Excel untuk analisa kesehatan usaha.
Software lainnya yang bisa dimanfaatkan adalah Express Accounts dari NCH Software. Software ini bisa digunakan untuk mencatat transaksi kas untuk pembayaran dan pembelian. Selain itu software ini juga memasukkan laporan Laba Rugi dan Neraca sebagai fitur standardnya.
NCH Software juga membuat pasangan dari Express Accounts, yaitu Express Invoice untuk membuat lembaran tagihan. Bagi saya, Express Accounts cukup ideal sebagai titik awal sebelum menerapkan sistem akuntansi yang lebih lengkap.
Oh ya, Express Accounts bisa didapatkan secara gratis! Tidak ada salahnya jika anda mendownloadnya sekarang.
Mencatat dengan buku kas adalah langkah awal menuju sistem pembukuan yang lebih baik. Seiring dengan perkembangan usaha, kita akan dituntut untuk mencatat setiap transaksi bisnis dengan terperinci.
Untungnya bagi pelaku usaha baru, pembukuan dapat dilakukan dengan modal minimal dan cukup mudah dilakukan. Buku kas harian, baik yang manual maupun elektronik, akan sangat membantu pemilik usaha untuk menata cash flow dan juga memudahkan dalam menganalisa kinerja usaha selama ini.
